Triển khai nhiều biện pháp, cách làm hiệu quả trong công tác số hóa hồ sơ nghiệp vụ

Đến Đội hồ sơ nghiệp vụ Cảnh sát thuộc Phòng Hồ sơ nghiệp vụ Công an tỉnh Thừa Thiên Huế vào một ngày cuối tuần; cùng với cán bộ, chiến sĩ trong đơn vị, Đại úy Dương Thị Mỹ Hạnh vẫn miệt mài, cẩn trọng tổng hợp, sắp xếp, phân loại các hồ sơ cần số hóa, ghép lại từng mảnh tài liệu cũ đang có hiện tượng rách, mục nát. Cùng với đồng nghiệp, Trung tá Phan Thị Thanh Thủy đang tỉ mỉ nhập liệu, nhận dạng ký tự, kiểm tra lại thông tin đầu vào. 

 

Đại úy Dương Thị Mỹ Hạnh đang sắp xếp, phân loại các hồ sơ cần số hóa

 

 

Trung tá Phan Thị Thanh Thủy, Đội trưởng, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ Công an tỉnh Thừa Thiên Huế cho biết: Để thực hiện chỉ đạo của Ban Giám đốc Công an tỉnh về việc số hóa hồ sơ nghiệp vụ, đơn vị đã tổ chức thực hiện tốt và hiệu quả kế hoạch số hóa hồ sơ, huy động 100% cán bộ, chiến sĩ của đơn vị vận dụng máy móc thiết bị hiện có để số hóa hồ sơ, phân công từng đồng chí, từng bộ phận thực hiện tỉ mỉ, cẩn trọng từng quy trình từ phân loại, bóc tách, chỉnh lý hồ sơ…; làm sao đảm bảo nội dung các trang tài liệu vẫn còn nguyên vẹn. 

 

Phòng Hồ sơ nghiệp vụ Công an tỉnh Thừa Thiên Huế hiện đang quản lý, lưu trữ rất nhiều các loại hồ sơ; trong đó có hàng trăm nghìn hồ sơ nghiệp vụ An ninh, Cảnh sát. Trung bình mỗi năm, đơn vị còn tiếp nhận, giải quyết hơn 75.000 yêu cầu tra cứu của Công an các đơn vị, địa phương. Trong số này có nhiều hồ sơ, tài liệu đã bị xuống cấp nghiêm trọng, một số trường thông tin bị mờ, mất chữ không đọc được; có những trang, tập hồ sơ bị mục, mối, mọt ăn dẫn đến rách nát, dính chặt vào nhau, khó bóc tách để tiến hành khai thác, tra cứu… 

 

Cán bộ, chiến sỹ Phòng Hồ sơ nghiệp vụ đang nhập thông tin cần số hóa vào máy vi tính.

 

 

Số hóa hồ sơ là việc quét dữ liệu có sẵn trên giấy nhằm chuyển đổi dữ liệu dạng văn bản giấy sang văn bản điện tử. Bản chất của việc số hóa hồ sơ là chuyển những dữ liệu truyền thống, thông thường thành dạng dữ liệu số, có thể khai thác và truy vấn mọi lúc, mọi nơi, không giới hạn. Việc số hóa hồ sơ nghiệp vụ giúp mở rộng không gian làm việc, nâng cao năng suất lao động và giảm thiểu những rủi ro khi lưu trữ vật lý.

 

Thượng tá Lê Trọng Tuệ, Trưởng Phòng Hồ sơ nghiệp vụ Công an tỉnh cho biết: Số hóa hồ sơ nghiệp vụ là bước đột phá phục vụ công tác điều tra, truy tố, xét xử; khi hồ sơ vụ án đã được số hóa thì các tài liệu, chứng cứ đều được lưu trữ trong một thư mục trên máy vi tính; khi tìm kiếm tài liệu, chứng cứ chỉ cần thao tác đơn giản sẽ tìm được đầy đủ, chính xác các thông tin về lý lịch nhân thân, các tình tiết, diễn biến hành vi phạm tội của bị can; từ đó, giúp điều tra viên chủ động trong quá trình điều tra, xét hỏi. Ngoài ra, việc thực hiện số hóa hồ sơ sẽ không phải in ấn, chuyển hóa các chứng cứ điện tử thành giấy tờ, tiết kiệm chi phí cũng như thuận lợi cho việc lưu trữ, giảm thiểu sự hao mòn về mặt vật lý, hóa học của tài liệu gốc theo thời gian.

 

Vượt qua mọi khó khăn, với tinh thần trách nhiệm và quyết tâm chính trị cao, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ Công an tỉnh Thừa Thiên Huế đã và đang nỗ lực hoàn thành số hóa hàng trăm nghìn hồ sơ, tài liệu…; góp phần tích cực trong công cuộc chuyển đổi số quốc gia, phục vụ hiệu quả công tác chuyên môn, nghiệp vụ của lực lượng Công an ngày càng tốt hơn.