Thanh Hóa thí điểm Kiosk thông minh: Đột phá từ tư duy quản trị đến thực tiễn phục vụ Nhân dân trong kỷ nguyên số

 Thực tiễn đặt ra từ áp lực lớn của thủ tục chứng thực

Qua theo dõi kết quả giải quyết thủ tục hành chính trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa, có thể thấy các thủ tục yêu cầu chứng thực giấy tờ chiếm tỷ lệ rất lớn. Từ 01/7/2025 đến 31/12/2025, cấp xã đã giải quyết 510.784 hồ sơ chứng thực trên tổng số 827.154 hồ sơ, tương đương 61,76%. Con số này cho thấy chứng thực không chỉ là nhu cầu hành chính thông thường mà còn là một “lực cản” trong cải cách.

Hiện nay, dù nhiều thủ tục đã được số hóa, thành phần hồ sơ vẫn yêu cầu bản sao có chứng thực, tạo ra “vòng lặp thủ tục”: để hoàn thiện một dịch vụ công, người dân phải thực hiện thêm dịch vụ chứng thực. Điều này làm tăng chi phí thời gian, đi lại, kéo dài quy trình xử lý và giảm hiệu quả cải cách hành chính.

Ở cấp cơ sở, bộ phận “một cửa” thường xuyên quá tải do phải xử lý khối lượng lớn hồ sơ lặp lại, chủ yếu là đối chiếu, ký xác nhận, đóng dấu. Công việc này tiêu tốn nhiều thời gian, làm phân tán nguồn lực và hạn chế khả năng tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn.

Đối với người dân, việc phải chuẩn bị nhiều bản sao, đi lại nhiều lần, chờ đợi gây bất tiện, đặc biệt với người lao động và người ở vùng xa. Đây là rào cản đi ngược mục tiêu xây dựng nền hành chính phục vụ, lấy sự hài lòng của người dân làm trung tâm.

Ở tầm vĩ mô, tình trạng này phản ánh sự thiếu đồng bộ trong kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan. Khi dữ liệu chưa liên thông, giấy tờ vật lý vẫn là “bằng chứng” chủ yếu, khiến mục tiêu “không giấy tờ” khó đạt được.

Trong bối cảnh đó, các chủ trương lớn của Đảng và Nhà nước đã đặt ra định hướng rất rõ ràng. Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia; Quyết định số 06/QĐ-TTg ngày 06/01/2022 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án 06 đã xác định quan điểm xuyên suốt: Lấy người dân và doanh nghiệp làm trung tâm của chuyển đổi số; lấy phát triển con người, bảo đảm và cải thiện dân sinh làm mục đích; minh bạch hóa và tăng cường sự tham gia của người dân, doanh nghiệp vào hoạt động của cơ quan nhà nước. Đặc biệt, người dân chỉ phải cung cấp thông tin một lần khi thực hiện thủ tục hành chính.

Trước yêu cầu đó, việc ứng dụng công nghệ để tái cấu trúc quy trình là tất yếu. Công an tỉnh Thanh Hóa đã tham mưu triển khai thí điểm Kiosk thông minh và hệ thống xác thực, cấp bản sao số tài liệu điện tử. Giải pháp này cho phép xác thực điện tử và tái sử dụng dữ liệu, giúp giảm việc cung cấp thông tin lặp lại, giảm gánh nặng thủ tục và nâng cao hiệu quả vận hành. Giải quyết đúng “điểm nghẽn” từ thực tiễn, gắn với định hướng của Đảng và Nhà nước sẽ là nền tảng để Thanh Hóa tạo đột phá trong cải cách hành chính, hướng tới nền hành chính số hiện đại, minh bạch, phục vụ người dân.

Kiosk thông minh và sự thay đổi bản chất trong tương tác hành chính

Điểm cốt lõi của mô hình Kiosk thông minh không chỉ nằm ở công nghệ, mà ở sự thay đổi căn bản trong cách tương tác giữa người dân và cơ quan nhà nước. Nếu trước đây mối quan hệ này mang tính “trực tiếp - thủ công - phụ thuộc”, người dân phải đến cơ quan, nộp hồ sơ giấy và chờ xử lý qua nhiều khâu, thì nay được chuyển sang “tự phục vụ - số hóa - chủ động”.

Sự thay đổi thể hiện rõ ở việc trao quyền chủ động cho người dân. Thay vì chuẩn bị nhiều bản sao, đi lại nhiều lần, người dân có thể tự thực hiện quy trình tại Kiosk một cách độc lập. Công nghệ trở thành cầu nối giúp tiếp cận dịch vụ công nhanh chóng, giảm phụ thuộc vào con người trong các thao tác kỹ thuật.

Ở mức sâu hơn, Kiosk làm thay đổi bản chất xử lý hồ sơ. Trước đây, chứng thực dựa vào đối chiếu thủ công giữa bản chính và bản sao, vừa tốn thời gian vừa dễ sai sót. Với mô hình mới, chỉ cần quét giấy tờ, hệ thống sẽ tự động nhận diện, kiểm tra, đối chiếu dữ liệu và xác thực gần như tức thời, bảo đảm độ chính xác và tính khách quan.

Kiosk không loại bỏ vai trò của cán bộ mà tái định vị theo hướng giám sát, kiểm soát và phê duyệt cuối cùng. Nhờ đó, cán bộ giảm bớt công việc lặp lại, có thể tập trung vào nhiệm vụ chuyên môn, nâng cao chất lượng quản lý. Tính minh bạch cũng được tăng cường khi mọi bước xử lý đều được số hóa, ghi nhận và có thể truy vết. Người dân dễ dàng theo dõi trạng thái hồ sơ, hạn chế yếu tố cảm tính và nguy cơ tiêu cực. Đồng thời, mô hình này góp phần hình thành thói quen sử dụng dịch vụ công số, thúc đẩy chuyển đổi từ “giấy tờ” sang “số hóa” một cách tự nhiên.

Có thể khẳng định, Kiosk thông minh không chỉ là thiết bị công nghệ mà là biểu hiện của sự chuyển đổi mô hình quản trị: từ “cơ quan làm - người dân chờ” sang “người dân chủ động - hệ thống phục vụ”; từ thủ công sang số hóa; từ phụ thuộc giấy tờ sang dựa trên dữ liệu. Đây là nền tảng để xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch và phục vụ người dân hiệu quả hơn.

Mở rộng hệ sinh thái dịch vụ công ngay trên một nền tảng duy nhất

Không chỉ dừng ở chức năng cấp bản sao số, Kiosk thông minh được thiết kế như một “điểm truy cập tập trung” cho toàn bộ hệ sinh thái dịch vụ công, nơi các dịch vụ trước đây phân tán được tích hợp và vận hành trên cùng một nền tảng. Đây là bước tiến quan trọng trong việc tái cấu trúc cung cấp dịch vụ theo hướng liên thông, đồng bộ và lấy người dân làm trung tâm.

Trước đây, mỗi thủ tục gắn với một hệ thống và cơ quan khác nhau, buộc người dân phải di chuyển giữa nhiều nơi. Với Kiosk, thay vì người dân tìm đến từng dịch vụ, các dịch vụ được tập trung tại một điểm. Người dân có thể tra cứu hồ sơ, thanh toán trực tuyến, nộp hồ sơ mà không cần thiết bị cá nhân hay kỹ năng công nghệ cao, đặc biệt hữu ích với những người hạn chế tiếp cận công nghệ.

Việc tích hợp các dịch vụ như cấp Phiếu lý lịch tư pháp, đổi Giấy phép lái xe, đăng ký khai sinh, khai tử… cho thấy định hướng xây dựng hệ sinh thái dịch vụ công xoay quanh “vòng đời công dân”. Nhờ kết nối với Cổng Dịch vụ công quốc gia và các nền tảng của Bộ Công an, Kiosk cho phép liên thông dữ liệu rộng rãi, giúp người dân nộp hồ sơ, tái sử dụng dữ liệu, theo dõi tiến độ và nhận kết quả mà không phải lặp lại các bước như trước.

Ở góc độ quản lý, việc tập trung dịch vụ trên một nền tảng giúp chuẩn hóa dữ liệu, kiểm soát quy trình và nâng cao tính minh bạch trong giám sát, đánh giá. Đây là nền tảng để hình thành nền hành chính số hiện đại, vận hành dựa trên dữ liệu và không ngừng được tối ưu hóa.

Sự vào cuộc đồng bộ, quyết liệt của các lực lượng liên quan

Để đưa mô hình Kiosk thông minh vào thực tiễn, Công an tỉnh Thanh Hóa đã đóng vai trò trung tâm, chủ động phối hợp với Trung tâm Phục vụ hành chính công, các doanh nghiệp công nghệ và đơn vị liên quan trong xây dựng, hoàn thiện giải pháp. Lực lượng Công an giữ vai trò “hạt nhân kết nối”, bảo đảm sự thống nhất từ thiết kế đến triển khai.

Công an tỉnh còn trực tiếp tham gia chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, bảo đảm tuân thủ pháp luật nhưng vẫn đơn giản, dễ sử dụng, thể hiện sự chuyển dịch từ “thực hiện thủ tục” sang “thiết kế dịch vụ”. Việc phối hợp với doanh nghiệp cũng cho thấy cách tiếp cận mới, huy động nguồn lực xã hội, kết hợp quản lý nhà nước với năng lực công nghệ, trong đó Công an giữ vai trò điều phối, bảo đảm an toàn và đúng định hướng phục vụ Nhân dân.

Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh là đầu mối tổ chức triển khai, từ bố trí hạ tầng đến theo dõi, đánh giá hiệu quả. Sở Khoa học và Công nghệ tham gia định hướng tích hợp dữ liệu, đặc biệt vào “ví giấy tờ” số, góp phần hiện thực hóa nguyên tắc “cung cấp thông tin một lần”. Sở Tư pháp chủ động hoàn thiện hành lang pháp lý cho mô hình.

Từ ngày 31/3/2026, tỉnh triển khai thí điểm 10 Kiosk tại Công an tỉnh và 9 địa phương, sau đó sẽ mở rộng toàn tỉnh. Mô hình không chỉ mang ý nghĩa cải cách hành chính mà còn thể hiện tinh thần chủ động, sáng tạo của lực lượng Công an trong chuyển đổi số.

Nổi bật là tư duy đổi mới phục vụ Nhân dân: từ quản lý truyền thống sang ứng dụng công nghệ, khai thác dữ liệu, giải quyết “điểm nghẽn” chứng thực một cách hệ thống. Kiosk thông minh cũng góp phần hiện thực hóa phong trào “Ba nhất”, hướng tới phục vụ người dân nhanh hơn, thuận tiện hơn.

Có thể khẳng định, sự phối hợp đồng bộ và vai trò nòng cốt của các cơ quan, đặc biệt là lực lượng Công an, là yếu tố quyết định giúp mô hình Kiosk thông minh trở thành giải pháp thực tiễn, góp phần xây dựng chính quyền số và xã hội số tại Thanh Hóa. 

Từ một “điểm nghẽn” mang tính phổ biến trong giải quyết thủ tục hành chính, Thanh Hóa đã lựa chọn cách tiếp cận mới: nhìn thẳng vào thực tiễn, nhận diện đúng vấn đề và mạnh dạn ứng dụng công nghệ để tháo gỡ. Mô hình Kiosk thông minh và hệ thống xác thực, cấp bản sao số tài liệu điện tử vì thế không chỉ là một giải pháp kỹ thuật, mà là bước chuyển về tư duy quản trị - từ xử lý thủ công sang vận hành số, từ phân tán sang liên thông, từ phục vụ bị động sang phục vụ chủ động.

Thực tiễn cho thấy, chuyển đổi số sẽ chỉ thực sự có ý nghĩa khi giải quyết được những vấn đề cụ thể của người dân. Và từ những mô hình như Kiosk thông minh, một nền hành chính hiện đại, chuyên nghiệp, vì Nhân dân phục vụ đang dần được hiện thực hóa, không chỉ ở tầm định hướng, mà ngay trong từng giao dịch hằng ngày của mỗi người dân./.